PROTECCION DE DATOS PARA INMOBILIARIAS
¿Es obligatorio que las inmobiliarias cumplan con la normativa de protección de datos?
Si, las inmobiliarias o autónomos que ejerzan la actividad inmobiliaria tanto sea de gestión en la compraventa o como la gestión de alquileres inmobiliarios tratan una cantidad importante de datos y por ello deben y están obligados a cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Por regla general suelen realizar los siguientes tratamientos de datos:
1) Tratamientos de datos destinados a captar clientes para compra, venta o alquiler de inmuebles.
2) Tratamientos de datos involucrados directamente en operaciones de compraventa y/o alquiler de inmuebles o destinadas a la concreción futura de las mismas.
3) Tratamientos de datos relacionados en todo o en parte con la gestión inmobiliaria, como pudieran ser la gestión de la contratación de los suministros necesarios para la vivienda, de la financiación necesaria para la adquisición o arrendamiento de un, prestación de servicios de rehabilitación u obras en inmuebles.
4) Aquellos derivados de operaciones de promoción o construcción inmobiliaria en la parte que concierne a las acciones destinadas a la venta o arrendamiento de las viviendas construidas.
5) Gestión de clientes en el caso de alquiler vacacional o alquiler.
¿Qué normativa sobre protección de datos que debe cumplir las inmobiliarias?
LOPDGDD, Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
RGPD (UE) 2016/679 del parlamento europeo y del consejo de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (Reglamento general de protección de datos)
LSSI Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico (Si dispone de página web)
LPBC Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo y su reglamento el Real Decreto 304/2014, de 5 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo y cuyo organismo competente es el SEPBLAC (Servicio ejecutivo de la comisión de prevención del blanqueo de capitales e infracciones monetarias)
¿Qué obligaciones impone la normativa de protección de datos a las inmobiliarias?
Analizar las bases jurídicas de los tratamientos
La protección de datos es un aspecto fundamental que toda inmobiliaria debe tener en cuenta al tratar con información personal de sus clientes. En este contexto, analizar las bases jurídicas de los tratamientos de datos es crucial. Esto implica lo siguiente:
Identificar los tratamientos de datos que realiza la inmobiliaria: Esto incluye la recopilación, almacenamiento, uso, transferencia y cualquier otra operación con datos personales de clientes, como nombres, direcciones, números de teléfono, información financiera, etc.
Determinar las bases jurídicas adecuadas para cada tratamiento: La normativa de protección de datos establece varias bases jurídicas legítimas para el tratamiento de datos, como el consentimiento del interesado, el cumplimiento de un contrato, el interés legítimo de la empresa, el cumplimiento de una obligación legal, entre otras. La inmobiliaria debe identificar la base jurídica apropiada para cada uno de los tratamientos que realiza.
Informar a los interesados: La inmobiliaria debe proporcionar a los clientes información transparente sobre los tratamientos de datos que realiza como la identidad y datos de contacto del responsable del tratamiento, la finalidad del tratamiento, la base legal que te permite tratar los datos de los clientes, los destinatarios de los datos, es decir, si vas a compartir sus datos con terceros, como otros profesionales o empresas inmobiliarias, bancos o cajas de ahorro, etc. Informar sobre la existencia de decisiones automatizadas, incluida la elaboración de perfiles. Informar sobre los plazos de conservación de la documentación.
Derechos de los clientes: Debes informar a los clientes sobre sus derechos en materia de protección de datos, como el derecho de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, oposición y portabilidad de sus datos.
Analizar las bases jurídicas de los tratamientos de datos es fundamental para que una inmobiliaria cumpla con la normativa de protección de datos y pueda tratar de manera legítima y transparente la información personal de sus clientes.
Elaborar el Registro de actividades de tratamiento
Los responsables y encargados del tratamiento de datos personales deberán mantener un registro de actividades de tratamiento efectuadas bajo su responsabilidad. Este registro deberá contener la información que recoge al respecto el artículo 30 del RGPD y que es la siguiente:
El nombre y los datos de contacto del responsable y, en su caso, del corresponsable, del representante del responsable, y del delegado de protección de datos;
Los fines del tratamiento
Una descripción de las categorías de interesados y de las categorías de datos personales; así como las categorías de destinatarios a quienes se comunicaron o comunicarán los datos personales, incluidos los destinatarios en terceros países u organizaciones internacionales.
Los plazos previstos para la supresión de las diferentes categorías de datos.
Una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad.
Realizar un Análisis de riesgos
Un análisis de riesgos en protección de datos es un proceso esencial para identificar, evaluar y mitigar los riesgos asociados al tratamiento de datos personales. Este proceso permite a las organizaciones:
Cumplir con el RGPD: El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) exige que las empresas realicen un análisis de riesgos para determinar qué medidas de seguridad son necesarias para proteger los datos personales.
Proteger los datos de los clientes, trabajadores, o datos que trate la inmobiliaria: El análisis de riesgos ayuda a identificar y prevenir posibles daños a los derechos y libertades de las personas físicas, y proteger la disponibilidad, la confidencialidad y la integridad de los datos.
Minimizar el impacto de las brechas de seguridad: Un análisis de riesgos efectivo puede ayudar a reducir el impacto de una brecha de seguridad al identificar las vulnerabilidades y tomar medidas para prevenirlas o mitigarlas.
Optimizar la gestión de datos: El análisis de riesgos permite a las empresas optimizar la gestión de sus datos al identificar los procesos que no son necesarios o que presentan un alto riesgo.
¿Cómo realizar un análisis de riesgos?
El análisis de riesgos debe seguir una serie de pasos:
Identificar los activos de información: El primer paso es identificar los datos personales que la inmobiliaria trata, incluyendo su tipología, sensibilidad y ubicación.
Identificar las amenazas y vulnerabilidades: Es necesario identificar las posibles amenazas a los datos personales que maneje la inmobiliaria, como accesos no autorizados, ataques informáticos o fallos técnicos.
Evaluar el impacto de los riesgos: Se debe evaluar la probabilidad de que cada amenaza se materialice y el impacto potencial que tendría en los derechos y libertades de los clientes.
Implementar medidas de seguridad: En base a la evaluación de riesgos, se deben implementar medidas de seguridad técnicas y organizativas para mitigar los riesgos.
Monitorizar y revisar el análisis de riesgos: El análisis de riesgos debe ser un proceso continuo, por lo que es necesario monitorizar y revisar los riesgos de forma regular para asegurar que las medidas de seguridad son efectivas.
Evaluación de impacto (EIPD)
Una evaluación de impacto en protección de datos (EIPD) es un proceso que permite identificar y analizar los riesgos que un determinado tratamiento de datos personales puede suponer para los derechos y libertades de las personas.
¿Cuándo es obligatoria una evaluación de impacto?
En cualquier caso, las inmobiliarias no están obligados a realizar una evaluación de impacto a no ser que el tratamiento de datos personales implique:
-Evaluación sistemática y exhaustiva de aspectos de personas físicas que se base en un tratamiento automatizado.
-Tratamiento a gran escala de datos personales de categorías especiales de datos.
-Observación sistemática a gran escala de una zona de acceso público.
Establecer mecanismos y procedimientos de gestión de brechas de datos personales
En el contexto de la protección de datos personales, es fundamental que las organizaciones, como las inmobiliarias, establezcan mecanismos y procedimientos eficaces para la gestión de brechas de seguridad que puedan afectar a los datos personales bajo su custodia.
Una brecha de datos personales se refiere a cualquier incidente de seguridad que provoque la destrucción, pérdida, alteración, comunicación no autorizada o acceso a datos personales. Estas brechas pueden tener graves consecuencias para los titulares de los datos, por lo que deben ser abordadas de manera adecuada.
Para ello, las inmobiliarias deben implementar los siguientes mecanismos y procedimientos:
Procedimiento de detección y notificación interna: Establecer un proceso claro y ágil para que cualquier empleado pueda detectar y notificar de manera inmediata a la persona o equipo responsable de la gestión de brechas dentro de la organización.
Evaluación y análisis de la brecha: Implementar un procedimiento para evaluar la naturaleza de la brecha, identificar la causa, determinar el alcance y el impacto potencial sobre los titulares de los datos.
Contención y mitigación: Contar con un plan de acción para contener la brecha y mitigar sus efectos, lo que puede incluir medidas como el bloqueo de accesos, la recuperación de datos, la modificación de contraseñas, entre otras.
Notificación a las autoridades y a los afectados: Establecer un protocolo para notificar a la autoridad de control competente en materia de protección de datos, así como a los titulares de los datos afectados, cuando la brecha pueda suponer un riesgo para sus derechos y libertades.
Registro de incidencias: Mantener un registro detallado de todas las brechas de seguridad que se produzcan, incluyendo la información sobre su naturaleza, sus efectos y las medidas adoptadas.
Análisis y mejora continua: Implementar un proceso de revisión y análisis de las brechas ocurridas, con el fin de identificar oportunidades de mejora en los mecanismos de seguridad y en los procedimientos de gestión de incidentes.
La adecuada implementación de estos mecanismos y procedimientos permitirá a la inmobiliaria estar preparada para hacer frente a posibles brechas de datos personales, minimizar sus impactos y demostrar el cumplimiento de la normativa de protección de datos.
Implementar políticas de protección de datos en la inmobiliaria
La protección de los datos personales es una prioridad fundamental para cualquier empresa que opera en el sector inmobiliario. En este contexto, es importante confeccionar e implementar políticas de protección de datos adecuadas para garantizar la seguridad y privacidad de los datos de tus clientes. Aquí te proporcionamos algunas recomendaciones para crear y poner en marcha políticas efectivas:
Identifica los tipos de datos: Comprende los diferentes tipos de datos que maneja tu empresa, como información personal, financiera o comercial. Esto te ayudará a identificar las áreas más vulnerables y establecer medidas de seguridad apropiadas.
Determina roles y responsabilidades: Asigna roles y responsabilidades claramente definidos a los diferentes miembros de tu equipo en la inmobiliaria. Esto incluye designar un responsable principal de la seguridad informática y establecer procedimientos claros para la gestión de incidentes de seguridad.
Establecer procedimientos de seguridad: Desarrolla procedimientos de seguridad que cubran aspectos como el control de acceso, la protección contra virus y malware, la gestión de contraseñas y la implementación de protocolos de seguridad en red, la protección de los activos, el cifrado de datos, etc
Formación a empleados: Proporciona concienciación a tus empleados sobre la importancia de la protección de datos y cómo cumplir con las políticas de seguridad. Esto incluye realizar formación a tus empleados sobre cómo identificar y evitar amenazas que se puedan producir para proteger los datos.
Monitorización y evaluación continua: Establece procedimientos para monitorear y evaluar continuamente la seguridad de tus datos. Esto incluye realizar auditorías regulares, identificar vulnerabilidades y tomar medidas correctivas.
Establece procedimientos de incidentes: Desarrolla procedimientos de incidentes de seguridad que cubran aspectos como la detección, la respuesta y la recuperación de datos en caso de una brecha de seguridad.
Establece procedimientos de eliminación o supresión de datos: Desarrolla procedimientos para eliminar datos personales de manera segura cuando ya no sean necesarios, de acuerdo con las leyes y regulaciones aplicables.
Establece procedimientos de acceso remoto: Desarrolla procedimientos para permitir el acceso remoto a tus sistemas y datos de manera segura, especialmente en el contexto del trabajo desde casa o si dispones de teletrabajadores.
Establece procedimientos de seguridad de red y cloud computing: Desarrolla procedimientos para proteger tu red de ataques y amenazas, como el uso de firewalls, la configuración de routers y la implementación de protocolos de seguridad en red.
Inmobiliarias de alquiler vacacional. Registro de viajeros
Las inmobiliarias que realizan alquiler vacacional están obligadas a realizar un registro documental y notificarlo a la policía.
¿Cómo se debe realizar el registro de los viajeros ante las autoridades?
El Real Decreto 933/2021 establece las obligaciones de registro documental e información de las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje (alquiler vacacional, hoteles)
El Ministerio del Interior ha habilitado en su sede electrónica la plataforma Ses.Hospedajes para darse de alta y facilitar a las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje y alquiler de vehículos a motor el registro documental y la información que deben aportar a partir del próximo 2 de enero de 2023 siendo esta fecha trasladada al 1 de octubre del 2024
Los diferentes sujetos obligados por la norma reglamentaria pueden registrarse en la plataforma establecida al efecto en la siguiente página web: enlace
Puede obtener toda la información en el siguiente enlace
Las sanciones por no cumplir al respecto serán las siguientes.
Se considerarán infracciones graves:
a) No estar registrado como proveedor de alojamiento
b) No comunicar los datos de los clientes de los alojamientos a las autoridades.
Las sanciones oscilan entre 601 € y 30.000 €
Se considerarán infracciones leves:
a) Las irregularidades o deficiencias en la cumplimentación de los registros previstos en este real decreto.
b) La realización de las comunicaciones obligatorias fuera del plazo establecido.
Cuyas sanciones oscilan entre 100 y 600 euros.
La importancia de la protección de datos en el sector inmobiliario
El sector inmobiliario maneja una gran cantidad de datos personales, desde información de clientes hasta detalles de transacciones. En Datusmas, entendemos la importancia crítica de proteger estos datos en el ámbito inmobiliario. Nos comprometemos a brindar soluciones que aseguren la confidencialidad y el cumplimiento normativo, resguardando tanto a las inmobiliarias como a sus clientes.
Cumplimiento normativo en inmobiliarias
Las inmobiliarias enfrentan desafíos únicos en cuanto a la protección de datos. Nuestro equipo de expertos ofrece asesoramiento detallado sobre el cumplimiento de normativas como el RGPD y la LOPD, asegurando que todas las operaciones de procesamiento de datos estén en línea con las leyes vigentes. Ayudamos a las inmobiliarias a implementar prácticas de manejo de datos seguras y éticas.
Gestión y seguridad de datos en inmobiliarias
La gestión segura de los datos es un pilar fundamental para las inmobiliarias. En Datusmas, proporcionamos estrategias para almacenar, procesar y compartir datos de manera segura. Desde sistemas de cifrado hasta políticas de privacidad robustas, garantizamos que los datos de tus clientes estén protegidos contra accesos no autorizados y brechas de seguridad.
Formación y concienciación en protección de datos
La formación en protección de datos es esencial en el sector inmobiliario. Ofrecemos programas de capacitación para el personal de inmobiliarias, asegurando que estén bien informados sobre las mejores prácticas en protección de datos y sobre cómo manejar la información personal de manera responsable.
Soluciones de Datusmas para inmobiliarias
Datusmas se especializa en ofrecer soluciones de protección de datos a medida para inmobiliarias. Desde auditorías de protección de datos hasta la implementación de políticas y sistemas de seguridad, ayudamos a las inmobiliarias a operar de manera segura y conforme a la ley, fortaleciendo la confianza y la reputación en el mercado.