CANAL DE DENUNCIAS Y PROTECCION DE DATOS

¿Qué es un canal de denuncias?

Es un instrumento que se utiliza para poner en conocimiento la comisión de actos o conductas que pudieran resultar contrarios a la normativa general o sectorial de las compañías o en la actuación de terceros que contraten con ellos. Estos sistemas se suelen implantar mediante la creación de buzones internos generalmente online, a través de los cuales los trabajadores pueden comunicar este tipo de situaciones.

Los empleados y terceros deberán ser informados acerca de la existencia de estos sistemas de información. 

El canal de denuncias viene regulado y establecido por LA DIRECTIVA (UE) 2019/1937 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 23 de octubre de 2019 relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, se establece la obligatoriedad para empresas de más de 50 trabajadores. Esta directiva debe de transponerse a la legislación española, existe un anteproyecto de ley a la espera de su aprobación.

¿Que indica la ley de protección de datos (LOPDGDD)sobre el canal de denuncias?

La LOPDGDD, Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales regula en su artículo 24 los sistemas de información de denuncias internas en cuanto a la protección de datos personales:

1. Será lícita la creación y mantenimiento de sistemas de información a través de los cuales pueda ponerse en conocimiento de una entidad de Derecho privado, incluso anónimamente, la comisión en el seno de la misma o en la actuación de terceros que contratasen con ella, de actos o conductas que pudieran resultar contrarios a la normativa general o sectorial que le fuera aplicable. Los empleados y terceros deberán ser informados acerca de la existencia de estos sistemas de información.

2.  El acceso a los datos contenidos en estos sistemas quedará limitado exclusivamente a quienes, incardinados o no en el seno de la entidad, desarrollen las funciones de control interno y de cumplimiento, o a los encargados del tratamiento que eventualmente se designen a tal efecto. No obstante, será lícito su acceso por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias o para la tramitación de los procedimientos judiciales que, en su caso, procedan.

Sin perjuicio de la notificación a la autoridad competente de hechos constitutivos de ilícito penal o administrativo, solo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador, dicho acceso se permitirá al personal con funciones de gestión y control de recursos humanos.

3. Deberán adoptarse las medidas necesarias para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas por la información suministrada, especialmente la de la persona que hubiera puesto los hechos en conocimiento de la entidad, en caso de que se hubiera identificado.

4. Los datos de quien formule la comunicación y de los empleados y terceros deberán conservarse en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados.

En todo caso, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a su supresión del sistema de denuncias, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica. Las denuncias a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de esta ley orgánica.

Transcurrido el plazo mencionado en el párrafo anterior, los datos podrán seguir siendo tratados, por el órgano al que corresponda, conforme al apartado 2 ,  la investigación de los hechos denunciados, no conservándose en el propio sistema de información de denuncias internas. 

5.   Los principios de los apartados anteriores serán aplicables a los sistemas de denuncias internas que pudieran crearse en las Administraciones Públicas.

¿Cuál es la operativa del canal de denuncias?

Respetar el principio de proporcionalidad y limitación de la finalidad

Los datos de las denuncias no serán tratados de manera incompatible con la finalidad con la que fueron recabados. Es decir, los datos no se deben de usar para una finalidad distinta que no sea la denuncia de un hecho ilícito. Además, deben ser proporcionales con la finalidad de la denuncia y no se deben de recabar más datos de los necesarios.

Los empleados deberán ser informados acerca de la existencia de estos sistemas de información

Los trabajadores deben de estar informados de la existencia del canal de denuncias y del tratamiento de los datos que conlleva la formulación de una denuncia. Se debería de comunicar al inicio del contrato de trabajo expresamente a través de circulares informativas al personal y a sus representantes.

Protección de los datos del denunciante

Deberán adoptarse las medidas necesarias para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas por la información suministrada. Ello implica implementar medidas reforzadas de seguridad y confidencialidad de la información.

Limitación del acceso a la información

El acceso a los datos contenidos en estos sistemas quedará limitado exclusivamente a quienes, desarrollen las funciones de control interno y de cumplimiento, o a los encargados del tratamiento que eventualmente se designen a tal efecto. Solo será lícito el acceso de otras personas o su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias o la tramitación de los procedimientos judiciales que, en su caso, procedan.

Conservación y eliminación de los datos

Los datos de quien formule la comunicación y de los empleados y terceros deberán conservarse en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados. En todo caso, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a su supresión del sistema de denuncias.